Blog นี้เกิดจากความคิดที่อยู่ๆก็ปิ๊งขึ้นมาว่าตัวเราก็ไปอบรมสัมมนา เสวนามาก็เยอะ แต่ไม่ได้เก็บรวบรวมความรู้หรือภาพบรรยากาศนั้นไว้เป็นที่เป็นทาง เวลาจะรื้อฟื้นความจำกันทีก็ฟื้นไม่ค่อยได้เพราะมันฝังอยู่ลึกเกินไป
ก็คิดขึ้นมาว่า เริ่มจากที่นี่ก็แล้วกัน เอาความรู้ที่ได้มาเก็บรวมๆกันไว้ ถึงจะไม่เป็นฐานข้อมมูลชนิดค้นหาหัวข้อได้ง่ายๆ แต่ก็น่าจะมี “ความรู้ที่เก็บได้” (The things I pick up!) ให้มาค้นคว้า
วันนี้ก็มาร่วมกิจกรรม “แลกเปลี่ยนเรียนรู้กลุ่มงานธุรการ” มีอะไรน่าสนใจหลายเรื่องเหมือนกัน เริ่มกันเลยแล้วกันนะ จะได้เก็บความรู้กันเสียที
18 มิถุนายน 2552
วันนนี้มาเข้าร่วมกิจกรรม.แลกเปลี่ยนเรียนรู้กลุ่มงานธุรการ. ที่หน่วยพัฒนาองค์กรของมหาวิทยาลัยจัดที่อาคารวิทยาศาสตร์การกีฬา กิจกรรมนี้มี 2 วัน วันแรกเป็นการ ลปรร.(แลกเปลี่ยนเรียนรู้) โดยบุคลากรภายใน วันที่ 2 เป็นการบรรยายเรื่องงานเลขานุการ งานธุรการและบุคลิกภาพ โดย รศ. จินตนา บุญบงการ
หัวข้อแรกบรรยายโดยคุณบรรจงวิทย์ ยิ่งยงค์ (คุณอู๊ด)หัวหน้าสำนักงานสภามหาวิทยาลัย เน้นเรื่อง การเขียนหนังสือราชการ
หนังสือราชการมีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณเป็นแม่แบบเพิ่งทราบเหมือนกันว่ามีหนังสือราชการ 6 ประเภทคือ
- หนังสือภายนนอก
- หนังสือภายใน(บันทึกข้อความ)
- หนังสือประทับตรา
- นังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบและข้อบังคับ
- หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
- หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรองรายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น เช่น ภาพถ่าย ฟิล์ม แผนที่ โฉนด ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
คุณอู๊ดนำตัวอย่างหนังสือภายนอกและบันทึกข้อความมาให้ดุและชี้ประเด็นที่ผิดบ่อยๆ โดยที่บางอย่างก็ไม่เคยสังเกต เช่น
- การเขียนวันเดือนปี เขียนเป็นวันโดยไม่ต้องเขียนว่าวันที่ ตัวอย่างการเขียนวันที่วันนี้ เขียนเป็น “18 มิถุนายน 2552”
- เรียน……… ตามด้วยคำขึ้นต้น โดยไม่ใช้คำว่า “คุณ” ให้ใช้ นาย/นาง/นางสาว หรือชื่อตำแหน่ง
- คำลงท้าย “ขอแสดงความนับถือ” ใช้ในกรณีส่งหนังสือภายนอก ในบันทึกข้อความไม่ต้องใส่
- การใช้คำว่า “ด้วย/ตามที่”
- ด้วย ใช้ในกรณีเกริ่นในเรื่องที่ผู้รับหนังสือไม่เคยทราบเรื่องมาก่อน ( ไม่ต้องตามด้วยคำว่า “นั้น” ซึ่งมักเขียนผิดเพราะสับสนกับคำว่า “ตามที่”)
- ตามที่ ใช้ในกรณีเกริ่นในเรื่องที่ผู้รับหนังสือเคยทราบเรื่องมาก่อนแล้ว หรือกรณีตอบเรื่องกลับ จะลงท้ายด้วยคำว่านั้นเสมอ
- การใช้คำว่า “ได้แก่/เช่น”
- ได้แก่ เป็นการบอกว่ามีสิ่งใด ก่อนถึงคำสุดท้ายต้องมีคำว่า ”และ” เชื่อม
- เช่น เป็นการยกตัวอย่าง 2-3 กรณี และจบลงด้วย “เป็นต้น” เสมอ โดยไม่มี “และ” เชื่อม
(ขี้เกียจพิมพ์ต่อ ค่อยมาเพิ่มทีหลังนะ แปะไว้ก่อนเดี๋ยวลืม)